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16/04/2007 01:00

Perda de tempo na empresa

Por Luciano Salamacha

Por que alguns empresários perdem tempo na empresa?

Um dos problemas que faz um empresário se transformar em um emperrado, é justamente a falta de noção de ele mais perde tempo do que trabalha. Isto acontece por causa do apego àquelas pequenas tarefas na empresa. Um bom exemplo é o de Vitório. Ele se tornou empresário por conta das circunstâncias, é que na empresa onde ele trabalhava era responsável pelo desenvolvimento de novos produtos, como praticamente era ele quem decidia qual seria a tendência comercial da empresa, resolveu pedir demissão e montar sua própria fábrica. No começo tudo era maravilhoso para Vitório, trabalhava sem parar. Era ele quem determinava o que e quando utilizar na produção, fazia compras e as demais tarefas.

Aliás, por conta do controle eficaz de todas as fases do processo desde a fabricação e criação até a venda doa produtos, é que sua empresa cresceu rapidamente. Atualmente Vitório tem mais de cinqüenta funcionários. Porém, agora ele está mais para um emperrado do que para um empresário. O motivo é por que Vitório não consegue delegar suas tarefas para outras pessoas, e por conta disso trabalha feito um cão, de manhã até a noite. Para ele o fim de semana é ótimo somente para colocar em dia o trabalho atrasado. Quando perguntam a ele o que está acontecendo ele logo diz: “tenho muitas coisas urgentes para fazer todos os dias”. Na verdade ele faz coisas que seriam responsabilidade de seus funcionários, e ele ainda não percebeu que a empresa onde trabalhava continuou crescendo, afinal a empresa soube achar outra pessoa para desenvolver os produtos, ou seja, para fazer o que o Vitório fazia. No mundo empresarial é assim, quem acha que é insubstituível acaba sendo pior patrão para si mesmo.

O problema é não querer delegar?

A maioria dos empresários verdadeiramente deseja delegar para seus funcionários boa parte das tarefas que executam. Portanto, o problema não é querer delegar, mas sim saber delegar.Tem-se observado que muitos gestores não sabem a diferença entre delegar e se livrar, por conta disso acabam fazendo um processo completamente inverso. Livram-se daquilo que não gostam e centralizam aquelas tarefas que lhes dá prazer.

O princípio básico está invertido. Todo empresário deveria ter em mente que ele também é um funcionário da empresa, como tal deve colocar o seu talento à disposição dos interesses da corporação.

Uma boa sugestão aos empresários é que experimentem fazer o seguinte exercício: a partir do valor total que recebem da empresa, seja como pró-labore ou como retirada de lucros, determinem o custo de sua hora de trabalho. Em seguida fica fácil definir se aquelas atividades que hoje você executa são compatíveis com o seu rendimento.

Normalmente o gestor acaba alegando que tem tempo suficiente para fazer essas atividades consideradas banais. Esse é o segundo erro. Além de gastar seu valioso tempo com atividades de menor importância, esse empresário deixa de fazer o que a empresa mais necessita.Delegar não é apenas uma questão de desejo do empresário, resumindo cabe ao principal gestor da empresa gerenciar os principais problemas do dia-a-dia. E quando esses problemas já estiverem solucionados, ele deve deixar que a sua equipe faça o resto.

Como se livrar das pequenas atividades na empresa?

Uma técnica interessante que eu utilizo para fazer um profissional perceber se está realmente se ocupando de pequenas tarefas, é a viagem virtual. Imagine que você ficará fora da empresa por um período de no mínimo trinta dias, o que você faria? Provavelmente, pediria ajuda para outras pessoas para concluir aquilo que vem deixando de realizar. É provável que você fizesse também uma seleção das tarefas que realmente precisam ter continuidade.

Nesse processo de limpeza do trabalho acumulado, chegaria um determinado momento em que você perceberia que um ou mais assuntos teriam que ser resolvidos antes da sua viagem, pois só você tem conhecimento suficiente para resolvê-los e delegar para outra pessoa seria confuso e mais trabalhoso.

A conclusão é que você daria prioridade para aquelas tarefas que efetivamente dependem da sua participação. Pequenas questões que hoje tomam a sua atenção e tempo, seriam colocadas em segundo plano.

Um exemplo típico é daqueles relatórios internos cheios de gráficos. É difícil encontrar uma empresa em que o funcionário não perdeu um tempo excessivo apenas para caprichar nas cores e formas dos gráficos. O que poderia ter sido feito em apenas poucos minutos, acabou consumindo horas produtivas de trabalho. Já que você teria que deixar pronto esses relatórios antes da viagem é provável que optasse por um relatório resumido e o interessante é que você ainda se justificaria dizendo: “eu optei por deixar nossos relatórios mais objetivos e práticos”. Para se livrar das pequenas coisas trabalhe sempre como se fosse sair em férias amanhã, você vai se surpreender com os resultados.

Dizer “NÃO” para os funcionários é correto?

Vale lembrar que quando recomendo aos empresários para dizer “não” aos funcionários, estou me referindo àquela mania que alguns indivíduos têm de repassar para o chefe pequenos problemas que acontecem na empresa. Isso existe porque tanto a gestão quanto os funcionários gostam de criar este tipo de situação.

Esse é caso, por exemplo, daquele tipo de gestor que costuma discutir pequenos detalhes da empresa baseado no ditado popular que diz: “onde passa um boi, pode passar uma boiada”. Esse gestor tem verdadeira ânsia em saber tudo o que acontece na empresa, mas de outro lado também existe aquele funcionário que adora levar para a chefia todos os detalhes de uma situação. Ele não percebe que poderia ter resolvido sozinho muitos desses problemas, no máximo bastaria apenas uma comunicação ao gestor sobre o que aconteceu e as providências que foram tomadas.

Quando o efeito da paixão pelo detalhe acontece somente do lado da chefia, a situação é ainda pior. Imagine você leitor ter que trabalhar com um gestor que não pode ter conhecimento de um detalhe apenas que logo faz um verdadeiro escândalo na empresa. Quando isso acontece, o funcionário deixa de se preocupar em assumir responsabilidades e passa a fazer o que a chefia deseja, ou seja, ele repassa toda e qualquer informação para o superior, este por sua vez se torna prisioneiro da paixão pelo detalhe. Já quando o gestor não perde tempo com situações de pouca importância, o comum é que os funcionários evitem trazer questões banais para a chefia.

A conclusão final é que quando um gestor não sabe dizer “não” para os pequenos detalhes que são trazidos pelos funcionários, ele está dizendo automaticamente “sim” para o desperdício do seu próprio tempo.

Luciano Salamacha é consultor de empresas e professor em diversos programas de graduação e pós-graduação. No Paraná, integra o corpo docente do Instituto Superior de Administração e Economia da Fundação Getúlio Vargas (ISAE/FGV), ministrando aulas em Curitiba, Londrina e Ponta Grossa. Formado em Direito, com MBA em Gestão Empresarial, pós-graduação em Gestão Industrial e mestrado em Engenharia da Produção, tem artigos científicos reconhecidos internacionalmente. Receba esta coluna por email. Visite www.salamacha.com.br

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