Administração do tempo

Por Soraia de J. Santos Cury

Os dias talvez sejam iguais para um relógio, mas não para um homem.
(Marcel Proust)

Profissionais de todos os segmentos vem enfrentando o problema do tempo. São várias as cobranças, pressão por resultados, expectativa de contratados e contratantes e o dilema constante" tanto a fazer e tão pouco tempo".

Para solucionar esta questão, o primeiro passo, é sempre o mesmo: planejamento. Quanto mais tarefas e obrigações, mais importante é planejar e ter percepção do conjunto. É fundamental que esteja definido onde se precisa chegar. Aliás, quanto mais refletimos sobre assuntos relacionados a empreendedorismo, gestão, administração, gerenciamento, liderança, mais evidente fica o quanto é primordial saber onde se quer chegar para que todo o restante tenha um sentido.

Ao contrário do que possa parecer em um primeiro momento não é aconselhável planejar 100% do tempo disponível. Experimente planejar 80% a 85% do tempo e deixe o restante para imprevistos e emergências.

Faça uma lista de tudo o que precisa ser feito. Se você não tem este hábito, inicie fazendo a lista do dia, evolua para a semana, o mês... É preciso começar.

Assim que fizer a lista, classifique suas atividades destacando as urgentes e as importantes. Se você é uma das muitas pessoas que se confunde com estes conceitos, veja a dica:

Urgência tem a ver com o tempo. Uma tarefa urgente é aquela que tem um prazo pequeno em função de sua complexidade. Precisa ser executada logo para que não se perca o prazo.

Importante tem a ver com o seu objetivo. É que traz resultados significativos em relação a onde você precisa chegar.

As tarefas podem ser urgentes e importantes, urgentes e não importantes e vice-versa. Solucionada esta questão, é a vez de definir as prioridades ou seja a ordem em que serão executadas.

Mais importante que listar e classificar, é ter disciplina para cumprir a programação. Não é raro as tarefas urgentes provocarem grande stress em função da pressão do prazo de entrega associado a qualidade e eficiência. Ao final de tarefas urgentes as pessoas procuram executar uma tarefa leve. Pensam que assim o tempo não é "desperdiçado". A verdade é que seria melhor parar por uns 15 ou 20 minutos para descansar e retornar executando a tarefa programada e necessária. Não a mais confortável. Esta é a "armadilha" da administração do tempo. Cair nela, implica em permanecer com baixos níveis de produtividade e altos níveis de frustração, executando tarefas urgentes e "apagando incêndios".

Comece a planejar. Insista neste exercício e você perceberá que mesmo quando o dia não for muito bom, será muito melhor que os dias em que suas ações ocorrem "ao sabor do vento".

O que se pode concluir é que administração do tempo é um comportamento e requer disciplina. O tempo é o mesmo para todos: grandes e pequenos empresários, líderes e liderados. Todos os dias inicia com o mesmo saldo de minutos o que é feito com eles determina seu futuro e seu sucesso seja ele profissional ou pessoal. Assuma o controle e colha os resultados.

Administradora com MBA em finanças pelo IBMEC, Soraia Cury é capacitada em Mediação e Arbitragem Empresarial pela CBMAE, consultora de empresas e sócia da Santos & Cury Consultoria Empresarial. Leia seu blog: soraiascury.blogspot.com | Siga-a no twitter: @SoraiaSCury

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